¿Quieres organizar la carga de trabajo de tu empresa o negocio, facilitar la colaboración en equipo de tu personal, seguir el proceso de trabajo y maximizar tu tiempo y tus ganancias, y todo sin gastar dinero?
En el mercado existen muchas aplicaciones que te pueden ayudar a esto y mucho más.
Estas aplicaciones son llamadas gestores u organizadores de trabajo y tú puedes elegir el que más te convenga y se adapte a tus necesidades.
En esta guía vamos a ver los mejores organizadores de tareas gratis que hay hoy en día en el mercado.
¿Cuál será el que te conviene?
Empecemos.
1 Todoist
Todoist es un organizador de tareas y sus principales ventajas consisten en agrupar tareas en proyectos que funcionan como carpetas.
Con Todoist puedes crear todas las carpetas que creas necesarias y a su vez crearles sub-carpetas.
Cada carpeta puede ser sencilla o tan compleja como tú lo definas.
Para muchos, Todoist es una de las apps para mejorar la productividad más usadas y más sencillas del mercado.
Existe en su versión gratis y paga, donde la paga cuesta alrededor de 3 Euros mensuales.
La aplicación de Todoist se puede descargar gratuitamente desde tu celular por la Playstore.
Sus principales características son:
- Hasta 80 proyectos activos
- Fechas de vencimiento recurrentes
- Secciones y sub-tareas
- Delegación de tareas
- Integraciones
2 Slack
Slack es una herramienta de mensajería que sirve para fomentar y ampliar el trabajo en grupo.
Entre las principales ventajas tenemos: Mensajería instantánea, videos y chat, mensajes privados y en equipo, acceso en dispositivos móviles y seguridad en las conversaciones, y por supuesto la posibilidad de usarlo como un organizador de tareas gratuito.
Entre sus desventajas se encuentran en que su versión gratuita es limitada, requiere de una invitación para ser usado, no es compatible con
En los equipos móviles su interfaz es un poco confusa y por ultimo no ofrece video llamadas.
Sus principales características son:
- Cuenta con un historial de chats
- Permite organizar conversaciones por canales
- Cuenta con la opción de hacer llamadas
- Tiene compatibilidad con apps
- Dispone de la función de Slackbot
- Software gratuito
- Muchas posibilidades de acceso
- Notificaciones de Slack
3 Trello
Actualmente Trello se está convirtiendo en una tendencia mundial; entre otras cosas gracias a su interfaz sencilla que permite organizar tareas y dividir responsabilidades entre un grupo de personas asignando a cada una de ellas actividades y límites de tiempo.
Esta aplicación está siendo utilizada para la creación de contenidos sociales; de ahí surge que cada vez tiende a ser más utilizada en otras aplicaciones como Instagram (relacionado > Ver cuanto paga Instagram)
La mayor desventaja que ofrece esta aplicación es que no te permite visualizar todas las tareas en una misma fase, ya que ella organiza en su tablero los trabajos en forma continua.
Existe en su modelo gratis y también Premium, en donde pagas una cuota especial por un organizador más profesional.
Sus principales características son:
- Asignación automática de tareas
- Flujos de trabajo y plantillas
- Comentarios de tareas
- Vista de calendario
- Información rápida
- Integraciones con herramientas de terceros
4 Wrike
Wrike es un Software muy bien elaborado para gestionar proyectos que ayuda a organizar, gestionar equipos y controlar el proceso de trabajo.
Se puede encontrar en la versión de equipos de mesa y celulares, de igual manera se encuentra en las diferentes versiones, gratis y de pago, dependiendo de su utilización y las necesidades de su usuario.
El programa se especializa en la realización de tareas y sub-tareas.
También puede agregar tareas en base a diferentes categorías como: personas responsables, duración, fechas, estados, etcétera. Y luego realizar el seguimiento de su progreso.
Sus virtudes principales son:
- Vista de tablero
- Administración de tareas
- Compartición de archivos
- Flujo de actividad en tiempo real
- Vista de hoja de cálculo
- Integraciones con Google Drive, Office 365 o OneDrive
5 Any.do
Es una Interface única que permite gestionar proyectos únicos individuales y en equipo de personas.
Una vez creada la función principal, se pueden crear sub-carpetas y dividir los trabajos en diferentes equipos.
Su principal ventaja es que está en la nube y puedes acceder a ella desde cualquier dispositivo, sin el riesgo de perder tu datos.
También puedes también conectar la lista de Google Calendar para seguir el seguimiento de su agenda y puedes colaborar con otros miembros del equipo.
Sus características principales están en:
- Tiene agenda,
- Posee un seguimiento del tiempo,
- Su app está para Android y IOS,
- Por ultimo usa recordatorios.
6 Asana
Asana es una plataforma de gestión de tareas en la que varias personas con diferentes proyectos, puedan interactuar entre sí, asegurando que todos puedan verse y coordinarse en un proyecto final.
Es como se dice una red de personas trabajando desde diferentes puntos en diferentes equipos, en Pro de un mismo fin o producto final.
Al igual que la mayoría del software esta aplicación se encuentra en diferentes versiones, desde la gratuita hasta la especializada.
Es una aplicación que en su versión gratis es bastante amplia y recomendable para cualquier persona que este comenzando con un negocio en auge, su versión paga, es de 10$ mensuales.
Entre sus principales características se encuentran:
- Pueden trabajar hasta 15 personas
- La cantidad de proyectos es ilimitada
- Almacenamiento de proyectos ilimitados
- Seguimiento de las personas, calendario
- Fecha de terminación de proyecto
7 Bitrix24
Bitrix24 es una plataforma que su principal función son las ventas y el Marketing, la comunicación, la gestión de proyectos, el servicio al cliente y la colaboración online.
Su principal ventaja es que permite el chat y las conferencias online, sin olvidar por supuesto, su plan gratuito.
Su principal desventaja es el tener pocas opciones en sus herramientas de marketing gratuito. El costo mensual del plan de pago más básico es de 43$/mes.
Sus características más fuertes son:
- Tareas y proyectos
- Planificador, sub-tareas
- Listas de control
- Recordatorios
- Funciones móviles para iOS y Android
- Seguimiento del tiempo de tareas
8 Notion
Notion es una herramienta web creada en los años de 2013 por la compañía NotionLab.
Su principal función es la creación, la organización y la clasificación de actividades y tareas, tanto en el ámbito profesional como personal.
Sus principales funciones son la creación de una base de datos y la Interfax sencilla de su manejabilidad.
Contiene plantillas que te ayudan a empezar a organizar tus actividades y tareas de manera gratuita para los proyectos personales (para lo que da de sobra).
Además tienes la opción de modificarlas o crear una desde cero o generar bases de datos sin tener conocimientos de programación. Además puedes integrar aplicaciones de trabajo colaborativo.
Su sistema está adaptado para cualquier tipo de dispositivo o software.
Permite la colaboración en tiempo real con otros usuarios.
Otras características son:
- Creador de páginas
- Carga de archivos
- Múltiples páginas
- Páginas personalizadas
9 Monday.com
Monday.com es un sistema operativo de trabajo online basado en la nube que con el que se puede organizar y planificar el trabajo de manera online.
Sus funciones principales están en la planificación, el seguimiento y la elaboración de informes.
Esta aplicación para organizar tareas gratis permite hasta dos personas en su versión gratuita y puedes acceder a ella desde la computadora o tu equipo móvil.
La versión paga va desde 8$. Su principal característica es la de poder personalizar sus plantillas.
Existen muchos otros organizadores de tareas gratis y que te comentaré por encima a continuación para ayudar al lector a encontrar el que mejor se adapte a sus necesidades, entre ellos están:
10 nTask
nTask es uno de los organizadores de tarea que representa una de las versiones pagas más económicas del mercado estando en los 4$ mensuales.
Ahora bien, quizá sea por eso que el mismo no tiene un plan gratuito para siempre como el resto. La única manera de «usarlo gratis», es probarlo durante una semana sin pagar. Quizá te pueda interesar hacer esto, porque ya te digo, es una de las opciones más baratas del mercado.
Al igual que las anterior interfaces, esta aplicación también es una herramienta muy potente y de mucha ayuda al momento de organizar y crear proyectos de trabajo freelance individuales y en equipos.
Sus principales características son:
- Hoja de seguimiento de tiempo
- 5 miembros por equipo
- Espacio de trabajo ilimitado
- Tareas ilimitadas, reuniones
- Seguimiento de problemas
11 Miro
Miro es una plataforma que lleva en el mercado más de diez años en funcionamiento y es una aplicación que funciona desarrollando el flujo de trabajo en equipo de forma remota a través de una pizarra electrónica.
Sus características más resaltantes son:
- Las video llamadas
- El temporizador
- Las votaciones
- Acceso a 3 tableros editables
- Invitados ilimitados
- Puedes usar plantillas prefabricadas
- Te ofrece las Integraciones básicas
- Su mayor desventaja es que no permite realizar videollamadas
Se consigue en la versión gratis y pago y solo puedes crear tres tableros de trabajo.
12 Meistertask
MeisterTask es una estupenda herramienta de trabajo en equipo que te ayudará a gestionar la creación de un producto final de manera muy intuitiva.
Su interfaz es sencilla y cómoda de aplicar.
En el mercado se encuentran las versiones gratis y pagas.
Esta interfaz lleva en el mercado más de 15 años ayudando a pequeñas y medianas industrias.
Sus principales características son:
- Se puede hacer hasta 3 proyectos juntos
- Los integrantes de los proyectos son ilimitados
- Los tableros de los proyectos son personalizados
- Se puede importar como base de datos desde otros gestionado de tarea como Trello y Asana
- Soporte de correo electrónico
- Seguimiento del tiempo
13 Open Project
A mi parecer es uno de software mejor diseñados, sus funciones de crear proyectos, hacerle seguimientos , corregir errores, realizar presupuesto calcular el estado de ganancias y pérdidas hace de esta herramienta un excelente aliado a la hora de planificar y crear de manera gratuita.
Aunque he de decir que es de los más limitados entre los que hemos visto en su versión FREE.
14 Excel
Excel es aplicación archi-conocida que se encuentra en todas las aplicaciones de Windows y que forma parte del paquete de office.
Esta aplicación es una hoja de cálculo que trabaja con algoritmos muy sencillos de aplicar que sirven para graficar, calcular, e inclusive para grandes guiones de textos, y un largo etcétera.
Es utilizada en diferentes tipos de empresas para gestionar las tareas de dicha entidad, puede ser usada de manera sencilla y de forma muy avanzada para grandes cálculos y gran cantidad de inventarios y hojas de trabajos, su ductilidad la lleva a ser la más usada en el mundo.
¿El problema?
Que no hay versión gratuita para siempre.
Podemos probarla por 1 mes gratis.
La versión oficial es bastante cara, para decir la verdad, o al menos así parece para lo que es uso individual, pero hay opciones mucho más baratas en la red si las buscas.
Solo tienes que hacer «Microsoft Office barato» o algo así en Google y encontrarás paquetes por una fracción del precio original. Sin problema.
Este es uno de los sitios donde puedes conseguirlo: https://www.cjs-cdkeys.com/
Resumen de los mejores organizadores de tareas gratuitos online
| Organizadores Tareas | Gratis siempre | Invitados Gratis | Historial Gratis | Pago básico/mes | Mejor para |
|---|---|---|---|---|---|
| Slack | Yes | - | 90 días | 8.25 € | General |
| Notion | Yes | 10 | 7 días | 10 $ | Solución de productividad completa |
| Todoist | Yes | 5 | 7 días | 5 € | Productividad personal |
| Trello | Yes | Ilimitados | Ilimitado (casi) | 5 $ | Manejar proyectos visualmente |
| Wrike | Yes | Ilimitados | Ilimitado (casi) | 9,8 $ | Hojas de cálculo |
| Any.do | Yes | Ilimitados | Ilimitado (casi) | 6 $ | Listas de qué hacer |
| Asana | Yes | 15 | Ilimitado (casi) | 13.99 € | Equipos |
| Bitrix24 | Yes | Ilimitados | Ilimitado (casi) | 61 $ | Empresas medianas |
| Monday.com | Yes | 2 | Ilimitado (casi) | 2 € | Lluvia de ideas |
| nTask | No (1 semana) | 5 | Ilimitado (casi) | 4 $ | Minimalista (facilidad de trabajo) |
| Miro | Yes | No | No | 10 $ | Mapeo mental |
| MeisterTask | Yes | Ilimitados | 7 días | 13.50 € | Proyectos estilo Kanban |
| OpenProject | Yes | 5 usuarios (básico) | Ilimitado (casi) | 34,75 $ | Organizar proyectos complejos simultáneos |
| Excel | No (1 mes) | 99 | Ilimitado (casi) | 7 € | Hojas de cálculo personales |
Conclusión: Cuáles son los mejores organizadores de tareas gratis
Existen muchos gestores de tarea, por lo general todos trabajan con los mismos principios: el de poder generar y planificar algún tipo de actividad.
Los generadores de trabajo que acabamos de analizar en su versión gratis solo realizan funciones sencillas, como realizar calendarios y agenda citas o compromisos.
Los generadores de tareas pagas son un poco más complejos y a medida que requieren más variables son más costosos, el uso de estos generadores avanzados van de la mano de personas que realmente conocen la materia, ya que si no tienes idea de los procesos, equipos, mano de obra, tiempo de ejecución y costos es realmente difícil usar uno de estos generadores de trabajo
Pero si eres experto en una rama, puedes inclusive generar y adaptar un sistema acorde a tus necesidades.
Ahora existe otra variable que es la de crear un sistema de informática adaptado a tus necesidades y recursos y para eso te recomiendo solicitar la asesoría de un profesional.