¿Quieres crear un sistema totalmente personalizado que te ayude a organizar, gestionar y rastrear todo lo que sucede en lo que estás trabajando?
Notion es uno de los gestores de tareas más utilizados en el mundo a nivel profesional que también puedes usar de forma personal para organizar cualquier cosa.
A lo largo de esta reseña te ayudaré a usar y a trabajar con esta herramienta.
Te indicaré los pasos a seguir y finalmente te estaré entregando los pasos básicos para que tomes una decisión si quieres o necesitas ampliar conocimiento e inclusive comprar o pagar la mensualidad de esta herramienta de productividad avanzada.
Que es Notion
La compañía Notionlab lanza en la web la aplicación de gestor de tareas en el año de 2013.
Su función principal es la creación y la programación de tareas tanto para personas como para empresas.
Esta app de productividad contiene plantillas ya establecidas que te ayudaran a organizar y la actividad de trabajo, además tienes la oportunidad de crear tu base de datos o de modificar la existente.
Su Interfax es muy sencilla de trabajar; puedes integrar bases de datos colaborativas para tus asistentes virtuales.
Su sistema es adaptable a cualquier sistema de software, te permite interactuar en tiempo real con cualquier otro usuario.
Como funciona
Primeramente ve a la aplicación, que puede ser en Android en la Play store, o su página web: https://www.notion.so/es-es/product/ai.
Allí busca la opción de “Consigue Notion Gratis”.
Sigue los pasos para tu debida inscripción.
Elige el modo que más te convenga, yo por ejemplo escogí el modo para uso personal.
Seguidamente, aparecerán diferentes plantillas que puedes usar, nuevamente escoge la que más te interesa.
En la barra lateral izquierda aparecerán los primeros pasos para comenzar a construir tu base de datos la cual puede ser nueva o una existente, dale click en “Nueva Pagina”.
Seguidamente escribe algún título, puedes pedir que la inteligencia artificial cree una introducción sobre el titulo que escribiste o escribe tu mismo los comentarios, una vez que has escrito primer título, que puede ser inclusive el nombre de tu empresa.
Puedes comenzar a organizar tus trabajos o el esquema de tus actividades, dándole sub-títulos a cada parte que forma tu organización.
A de destacar que cada título tendrá una descripción Web que podrás compartir con otros miembros de tu equipo, de manera que podrás delegar trabajos a cada uno de los miembros de tu equipo.
Lo interesante de esta actividad es que cada uno de los sub-temas o personal que tengas en tu equipo podrá hacer lo mismo que tú, crear sub-bloques y cada uno de ellos podrá delegar sub-trabajos, haciendo que el trabajo online sea más sencillo y que el mismo no recaiga sobre una sola persona, si no que sea responsabilidad compartida con cada delegado.
Cabe destacar que cada bloque puede ser personalizado o puedes adoptarlo desde la plataforma y modificarlo a tu gusto, igualmente puedes personalizarlo con imágenes, emojis e inclusive logotipos personalizados y tablas de cálculo.
Es una verdadera herramienta de cientos de bloques que puedes usar y manejar a tu gusto, se le puede comparar con el famoso juguete de LEGO, en donde uniendo bloque a bloque construyes figuras y das forma a tu equipo.
Lo más resaltante de todo esto está en que desde el panel principal de tu escritorio puedes ver el estado de todas las actividades que se están procesando en tu empresa y puedes ver el avance e inclusive tus estados de ganancias y pérdidas, controlar tu Marketing y hasta el personal que colabora en la misma.
Notion es una herramienta con una interfaz muy sencilla que te ayudara en tus que haceres diarios y hasta organizar una gran empresa con varios departamentos.
Puedes usar Notion para una o varias empresas, abriendo bloques cada vez que lo consigues necesario o añadiendo bloque a los que ya tienes creado.
Existen muchas mas funcionalidades pero lo que recomiendo es que juegues con la aplicación o la página como si fuera un nuevo teléfono que acaban de comprar, porque para familiarizarse tarda un poco.
Notion tiene varias opciones de creación y organización de contenido al cual se le deberían invertir unas horas e incluso días si es necesario para un proyecto más profesional.
Puedes organizar tus tareas o actividades según las siguientes funcionalidades:
- Notas rápidas
- Página personal
- Lista de Tareas
- Diario
- Lista de lectura
- Tareas pendientes
Te recomiendo que veas las partes una a una y vayas probando la plataforma poco a poco.
Al principio te va a llevar un poco de tiempo el poder desentrañar los entresijos de la misma, pues he de decir, que no es todo lo intuitiva que a mí me gustaría.
En este vídeo puedes ver un poco más detallado una muestra de como se usa esta plataforma.
Cuánto cuesta: opciones de pago
Notion cuenta con cuatro planes con diferentes características y usos:
Plan gratis:
como su nombre lo dice es gratuito, pero tiene limitaciones como la cantidad de invitados, como bloques de equipo y subidas de archivos limitados, además de solo 40 respuestas de inteligencia artificial, lo bueno que tiene esta plan es que no cambia al tiempo como lo haría un versión de demo.
Sin duda, se trata de uno de los organizadores de tareas gratis a considerar en este nicho cada vez más competido.
Plan Plus:
El plan Plus tiene un valor 10 dólares al mes o 20 dólares si agregas el complemento de la inteligencia artificial.
Puedes pagar también por el plan por un año y saldría en 96 dólares, y agregando la inteligencia artificial de Notion estaría en 216 dólares.
El plan cuenta con mas espacios de trabajos, más integraciones, es decir aplicaciones que se pueden usar dentro de Notion, no hay límite para bloqueos de equipos, no hay limite para subida de archivos, da un historial de 30 días, y puede tener hasta 100 invitados.
Plan Business:
El plan Business tiene un valor por mes de 18 dólares, si le quieres agregar la inteligencia artificial de Notion serían 28 dólares.
También puedes pagar una cuota por año de 180 dólares con el 20% de descuento e integrándole la inteligencia artificial seria 300 dólares.
Sus ventajas son que con SSO de SAML asegura inicios de sesión únicos y pruebas de autentificación.
Proporciona espacios Privados de equipo, exportación masiva de documentos PDF, un historial de páginas de noventa días y admite hasta 250 invitados.
Plan Enterprise:
El plan Enterprise tiene un valor por mes a consultar con su soporte, si le quieres agregar la inteligencia artificial de Notion costaría 10 dólares más por mes.
También puedes pagar una cuota por año con el 20% de descuento.
Este plan tiene todo lo que tienen los demás planes pero adicional tiene historial de páginas ilimitados, comandos de seguridad avanzados, auditorias, apoyo exclusivos en cuestión de servicio al cliente.
Comparativa de los precios
| Planes | Precio al mes | Invitados |
| Plan Gratis | 0 | 10 |
| Plan Plus | 10 USD | 100 |
| Plan Business | 18 USD | 250 |
| Plan Enterprise | A consultar | 250 |
Alternativas
Existe varias alternativas para Notion entre ellas una más simple es Roam Research que es un gestor de tareas en la que organiza en cada pagina tus tareas dando al escribir un abanico de opciones vinculables para escoger, puedes trackear tareas, proyectos, etc.
Otra herramienta que se puede usar como alternativa es Obsidia que además de organizar tareas también tiene la opción de grabar notas de voz, vista de grafo, por ejemplo.
También podemos usar como alternativa a Trello: Trello crea un tablero con diferentes columnas, cada vez que quieras agregar una tarea o una idea creas una ficha y la vas moviendo entre una columna y otra y si abres la tarjeta tendrá la información que tú le has dado.
Asana: la idea principal de Asana es crear un lugar en que las empresas puedan crear tareas y asignarlas a quipos de trabajo, para tener un mejor manejo como por ejemplo ver que persona esta trabajando en un proyecto y llevar un control.
Jira: Es gratis hasta diez usuarios, al iniciar sesión viene por determinado 3 columnas editables para tus tareas, o cambiar al flujo de trabajo querido, es bastante flexible la plataforma parecida a Trello pudiendo arrastrar los objetivos como usted quiera.
Puede invitar personas a su grupo, compartir pantalla con el tablero, y filtrar las tareas por las cuales se están trabajando.
Evernote: Es otra herramienta online que también nos ayuda a organizarnos para trabajar desde casa capturando toda la información ya sea ideas, recordatorios, imágenes, links de internet, cualquier cosa que necesites guardar a nivel digital.
Evernote consiste en crear notas donde se escriben cosas importantes, hacer fotos o agregar dibujos pudiendo ser cientos o miles de notas que se pueden guardan en lo que el programa llama “Libretas” que también pueden ser la cantidad que se necesite, creando más y más información categorizando así tu trabajo.
Google Keep: Es una aplicación que te permite tener diversos tipos de notas, desde trozos de texto, también puedes hacer notas hechas directamente escribiendo con tu dedo en la pantalla del móvil, puedes hacer lista de tareas, y también puedes tener tareas en forma de imagen. Otra función que tiene Google Keep es que puedes grabar tareas con tu voz.
Google Keep tiene una interface amigable y es fácil de usar todas las opciones para crear generalmente están en la parte de debajo de la pantalla y las creaciones arriba.
Puedes cambiar de color la aplicación, puedes eliminar la nota, crear una nota nueva, o añadir incluso colaboradores.
Soporte al cliente (como es)
Lamentablemente solo se puede comunicar con Notion mediante su correo electrónico team@makenotion y pagando su plan Enterprise que ofrece un servicio al cliente especial.
La mayoría de la información que pude conseguir sobre el servicio técnico y contacto es que sus respuestas son escasas y su eficiencia es baja.
| Me gustaría que tuvieran una opción con «contacto» dentro de su plataforma o app, pero no es el caso, o al menos no lo ponen nada fácil para que lo encuentres, algo que creo que deberían mejorar, pues a mi modo de ver es una experiencia de usuario pobre, algo que no debería tener una plataforma y empresa tan potentes. |
Ventajas y desventajas de Notion
Vamos a ver los Pros y Contras que nos ofrece esta app tan potente.
A primera vista parece muy buena, y de seguro que tiene cosas muy interesantes, pero no todo es oro lo que reluce.
Pros:
- Tienen una Versión gratuita que no es demo.
- Tiene una interface amigable.
- Puedes utilizar inteligencia artificial.
- Te permite ahorrar tiempo: aunque te lleve tiempo dominar el interfaz, a la larga vas a ahorrar tiempo en tus cuestiones burocráticas diarias
- Excelente opción gratuita para que trabajadores freelance puedan tener todo organizado sin incurrir en costes
Contras:
- Sus bases de datos relacionales pueden ser confusas.
- El precio de los planes pagos no son muy accesibles.
- Solo puedes agregar integraciones ascendiendo de plan.
- No hay un sistema de reporte de tareas de equipo propiamente dicho
Opiniones y experiencias de los usuarios
Trustpilot: 3.2
Capterra: 4.7
Una de las cosas a destacar (al menos para mi punto de vista) es que se trata de una app con más de 10 millones de descargas, lo que nos debe dar una idea de lo grande que es esta empresa.
Por supuesto, estamos ante un negocio seguro y que no es una estafa, sino una plataforma tecnológica con todas las de la ley.
Luego si tiene problemas o no, es otra cosa. Que ya te adelante que como cualquier otro servicio va estar repleto de muchos problemas y quejas.
Veamos.
Algunas opiniones positivas son sobre los siguientes asuntos:
- *Es una de las opciones más económicas del mercado
- *La estructura de la plataforma es buena y facilita el trabajo en equipo
- *Excelente manera de personalizar los recursos. Por ejemplo, en temas como el calendario o en la separación del contenido.
- *Tiene todo lo necesario para gestionar cualquier proyecto
- *Es una aplicación con muchas actualizaciones y continúas.
Algunas opiniones negativas son:
- *No existe la posibilidad de ser usada sin conexión a internet.
- *Problemas en las actualizaciones de las etiquetas.
- *Es un tanto compleja y al principio puede llevar bastante tiempo para aprenderla bien.
- *Tiene problemas de compatibilidad.
- *La aplicación tiene bastantes errores y se producen fallas en las actualizaciones.
Opinión y valoración final
Notion es una herramienta excelente para organizar tu trabajo, tu equipo e incluso tu vida personal, encuentro muy útil Notion si se trabajó con tecnologías y programación, así como compartir la maquetación de un proyecto de forma remota.
Lamentablemente Notion a pesar de tener una interface supuestamente sencilla, no es tan fácil de utilizar ya que funciona como una base de ratos relacional y por tanto se va construyendo a profundidad con el tiempo de tal manera que se va creando un «tejido» online que se aprende mejor así como se va usando la plataforma.
Es decir, que es de uso complicado pero que la aprenderás a usar a medida que vayas cogiendo experiencia (las cosas buenas en realidad son así).
Además, entrar a Notion en la página web como en la APK lucen diferentes y debes de acostumbrarte al cambio para entender su uso.
Sin embargo, su versión gratuita dispone de varias posibilidades para darle un buen uso, así que si estas pensado probarla y utilizarla de forma personal, y va bien, luego podrás elegir ascender de plan.
Por eso es que le doy una buena valoración; porque otras herramientas generalmente te lanzan un demo de 30 días y ya no puedes acceder mas a sus funcionalidades básicas.
Más información en su página web.